個人情報保護宣言

1. 個人情報の取得・利用

当組合は、業務上必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により、採用応募者の個人情報を取得・利用します。
また、各種お問い合わせ、ご相談等に際して、内容を正確に記録するため、通話の録音等により個人情報（下記８.の個人番号および特定個人情報を除きます）を取得することがあります。

3. 個人データの第三者への提供および第三者からの取得

(1)当組合は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データ（下記８.の個人番号および特定個人情報を除きます）を提供しません。

①法令に基づく場合
②利用目的の達成および当組合の業務遂行上必要な範囲内で業務委託先（海外にあるものを含みます）に提供する場合
③個人情報保護法第27条第2項に基づく手続（いわゆるオプト・アウト）を行って第三者に提供する場合
④三井住友海上火災保険株式会社およびあいおいニッセイ同和損害保険株式会社、MS&ADインシュアランスグループホールディングス株式会社との間で共同利用を行う場合（下記６.をご覧ください）

(2)当組合は、法令で定める場合を除き、個人データを第三者に提供した場合には当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等）について記録し、個人データを第三者から取得する場合（下記４.の個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます）には当該取得に関する事項（いつ、どのような提供元から、どのような個人データを取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等）について確認・記録します。

4. 個人関連情報の取扱い

(1) 当組合は、法令で定める場合を除き、第三者が個人関連情報（生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないもの）を個人データとして取得することが想定されるときは、当該第三者において当該個人関連情報のご本人から、当該情報を取得することにつき同意が得られていることを確認したうえで、当該情報を提供します。

(2) 当組合は、法令で定める場合を除き、当組合が個人関連情報を個人
データとして取得することが想定されるときは、当該個人関連情報のご本人から、当該情報を取得することにつき同意を得るものとします。

5. 個人データの取扱いの委
託

(1) 当組合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データ（下記８.の個人番号および特定個人情報を含みます）の取扱いを外部（海外にあるものを含みます。下記(2)をご覧ください）に委託することがあります。当組合が、外部に個人データの取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認する等、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

(2) 当組合は、個人データの取扱いを海外にある外部に委託するにあたって、以下の安全管理措置を講じるとともに、個人情報保護法で求められる、委託先における個人データの安全管理措置に相当する措置（以下「相当措置」といいます）を義務付けた委託契約を委託先との間で締結しています。

①以下の項目について年に1回、定期的に書面等により確認を行っています。
イ. 移転先の第三者による相当措置の実施状況
ロ. 移転先の第三者の所在する外国における相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある制度の有無
②相当措置の実施に支障が生じた際には、是正を求め、当該相当措置の継続的な実施の確保が困難となったときは、当該個人データの提供を停止します。
③委託契約では、委託契約の範囲内で個人データを取り扱う旨、必要かつ適切な安全管理措置を講じる旨、従業者に対する必要かつ適切な監督を行う旨、再委託が必要な場合の事前承諾、個人データの第三者提供の禁止等を定めています。
④海外にある外部への個人データの取扱いの委託に関するご質問については、下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

6.個人データの共同利用

当組合は、令和9年4月を目途に予定されている合併に関し、当該合併以降に合併後の株式会社に入社予定の新入社員等の募集及び採用事業（選考、内定及び研修を含む）を共同で遂行するため、次の条件のもと、個人データ（下記8.の個人番号および特定個人情報を除きます）を共同利用することがあります。

①個人データの項目

当組合および三井住友海上火災保険株式会社およびあいおいニッセイ同和損害保険株式会社が保有するお客さまの情報（氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日、その他各種採用イベントや選考エントリー時に登録された情報）。

②共同利用者の範囲および管理責任者

共同利用する会社の範囲は、三井住友海上火災保険株式会社およびあいおいニッセイ同和損害保険株式会社、MS&ADインシュアランスグループホールディングス株式会社です。なお、共同利用の管理責任者は、採用共同事業体の代表組合員である三井住友海上火災保険株式会社（代表取締役社長：舩曵 真一郎）です。

7. センシティブ情報のお取扱い

当組合は、個人情報保護法第2条の第3項に定める要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する個人情報（以下「センシティブ情報」といいます）を、個人情報保護法その他法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

8. 特定個人情報等のお取扱
い

番号法にて定められている個人番号および特定個人情報は、同法で限定的に明記された目的以外のために取得および利用しません。番号法で限定的に明記された場合を除き、個人番号および特定個人情報を第三者に提供しません。また、上記６.の共同利用も行いません。

9. 個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示、訂正等のご請求

個人情報保護法に基づく保有個人
データ（上記８.の個人番号および特定個人情報を含みます）に関する事項の通知、開示、訂正等、利用停止等に関するご請求については、下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。
当組合は、ご請求者がご本人であることを確認させていただくとともに、後日、ご本人の意向を確認したうえで書面または電子メールの送信等の方法で回答します。
当組合が必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。

10. 個人データの安全管理措置の概要

当組合は、取扱う個人データ（上記８.の個人番号および特定個人情報を含みます）の漏えい、滅失または毀損の防止、その他個人データの安全管理のため、取扱規程等の整備および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じます。

安全管理措置の主な内容はこちらのとおりです。

（1）個人情報保護宣言の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「苦情・相談の窓口」等について本個人情報保護宣言（プライバシーポリシー）で公表し、必要に応じて見直しています。

（2）個人データの取扱いに係る規程類の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその役割等について「お客さま情報管理規程」等の各種社内規定で定めています。

（3）組織的安全管理措置

・個人データの管理責任者等の設置
・就業規則等における安全管理措置の整備
・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
・個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
・漏えい事案等に対応する体制の整備

（4）人的安全管理措置

・従業者との個人データの非開示契約等の締結
・従業者の役割・責任等の明確化
・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認

（5）物理的安全管理措置

・個人データの取扱区域等の管理
・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄

（6）技術的安全管理措置

・個人データの利用者の識別及び認証
・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
・個人データへのアクセス権限の管理
・個人データの漏えい・毀損等防止策
・個人データへのアクセスの記録及び分析
・個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析
・個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査

（7）委託先の監督

個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。

（8）外的環境の把握

個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。
安全管理措置に関するご質問については、下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

11. 仮名加工情報の取扱い

(1) 仮名加工情報の作成

当組合は、仮名加工情報（法令に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報）を作成する場合には、以下の対応を行います。

①法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと

②法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること

③作成の元となった個人情報の本人を識別するために他の情報と照合しないこと

(2) 仮名加工情報の利用目的

当組合は、仮名加工情報の利用目的を変更した場合には、変更後の利用目的をできる限り特定し、それが仮名加工情報に係るものであることを明確にしたうえで 、公表します。

12. 匿名加工情報の取扱い

(1) 匿名加工情報の作成

当組合は、匿名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの）を作成する場合には、以下の対応を行います。

①法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと

②法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること

③作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること

④作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと

(2) 匿名加工情報の提供

当組合は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

13. お問い合わせ窓口

当組合は、個人情報（上記８.の個人番号および特定個人情報を含みます。）の取扱いに関する苦情・相談に対し適切・迅速に対応いたします。当組合における個人情報の取扱いや、保有個人データに関するご照会、開示、訂正等、利用停止等のご請求、安全管理措置に関するご質問は、下記よりご連絡ください。

【お問い合わせ先】

三井住友海上あいおい損害保険採用共同事業体　事務局

お問い合わせはこちら

受付時間 : 9:00～17:00（月～金）

※年末年始、祝祭日は除きます。